Datenschutzerklärung

3.1 Umfang der Verarbeitung

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer und Kunden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Dienstleistungen rund um die Kfz-Zulassung (Außerbetriebsetzung, Umschreibung, Neuzulassung, Wiederzulassung, Halterwechsel, Adressänderung, Wunschkennzeichen-Reservierung etc.) erforderlich ist.

3.2 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage folgender Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – soweit eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt (z. B. WhatsApp-Kommunikation, Newsletter)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Zulassungsdienstleistung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. Fahrzeug-Zulassungsverordnung [FZV], Straßenverkehrsgesetz [StVG], steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Beweissicherung)

3.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern – insbesondere:

• 10 Jahre

  für Buchungsbelege, Rechnungen, Verträge (§ 147 AO, § 257 HGB)

• 6 Jahre

  für sonstige geschäftliche Korrespondenz (§ 147 AO)

• Bis zu 3 Jahre

  nach Abschluss der Zulassungsdienstleistung zur Beweissicherung (§ 195 BGB)

Halterbezogene Daten, die nicht von Aufbewahrungspflichten erfasst sind, werden unverzüglich nach Abschluss des Zulassungsvorgangs und Ablauf etwaiger Reklamationsfristen gelöscht.

4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des Nutzers (in gekürzter Form, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite/Datei)
• Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode
• Jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt (Referrer)
• Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

4.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit, der IT-Sicherheit und der Aufklärung von Missbrauch.

4.3 Speicherdauer

Die Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern. In diesem Fall werden die IP-Adressen gekürzt, sodass eine Zuordnung nicht mehr möglich ist.

6.1 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen Cookies ein, die für den Betrieb der Website technisch erforderlich sind (z. B. Session-Cookie, Spracheinstellung, Cookie-Consent-Status). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.2 Einwilligungsbedürftige Cookies

Sofern wir Cookies einsetzen, die nicht technisch erforderlich sind (z. B. Analyse, Marketing), erfolgt dies ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung über unser Consent-Management-Tool (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6.3 Cookie-Übersicht

7.1 Per E-Mail und Telefon

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung).

7.2 Kontaktformular

Soweit ein Kontaktformular angeboten wird, werden die dort eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichtentext) bei uns gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung der Anfrage verwendet.

8.1 Beschreibung und Zweck

Sofern Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Ihre Mobilfunknummer
• Ihren WhatsApp-Profilnamen und ggf. Profilbild
• Die übermittelten Nachrichteninhalte (Text, Bilder, Dokumente, Sprachnachrichten)

8.2 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie zur Durchführung des Auftrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten übermittelt werden, stützen wir uns zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung).

Mit dem Versand einer WhatsApp-Nachricht an unsere Geschäftsnummer willigen Sie ausdrücklich ein, dass:

1. 1die übermittelten Daten über die Server von Meta (auch außerhalb der EU) verarbeitet werden,
2. 2Metadaten Ihrer Kommunikation Meta zugänglich werden können,
3. 3eine datenschutzrechtlich sichere Übermittlung im Sinne von Art. 32 DSGVO über WhatsApp nicht garantiert werden kann.

8.3 Drittlandübermittlung

WhatsApp / Meta verarbeitet Daten auch in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023) bzw. ergänzend auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Trotz dieser Schutzmechanismen können wir nicht ausschließen, dass US-Behörden Zugriff auf die Daten nehmen können.

8.4 Alternativen

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie uns Ihre Daten und Unterlagen alternativ und mit höherem Datenschutzniveau über folgende Wege übermitteln können:

• Über unseren verschlüsselten Online-Service unter https://www.zulassungen-adl.de
• Per verschlüsselter E-Mail (PGP/S-MIME)
• Per Post an unsere Geschäftsadresse
• Durch persönliche Übergabe in unserem Geschäftsbüro

8.5 Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns per E-Mail, Post oder über einen anderen Kommunikationsweg informieren. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

8.6 Datenschutzhinweise von WhatsApp

Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren Daten durch WhatsApp finden Sie in der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

9.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen unseres Online-Services verarbeiten wir die zur Beauftragung und Durchführung der Zulassungsdienstleistung erforderlichen Daten:

9.2 Identitätsfeststellung des Halters

Die Identitätsfeststellung des Fahrzeughalters erfolgt in mehreren Stufen:

1. 1

   Erfassung der Halterdaten

   über das Online-Formular oder den von Ihnen gewählten Kommunikationskanal

2. 2

   Vorlage des Ausweisdokuments

   in Form einer beidseitigen Kopie/Scan (Personalausweis oder Reisepass mit Meldebescheinigung)

3. 3

   Abgleich der Halterdaten

   mit der vorgelegten Vollmacht und dem Ausweisdokument durch unsere geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

4. 4

   Plausibilitätsprüfung

   zwischen Halterdaten, Fahrzeugdokumenten (insb. Zulassungsbescheinigung Teil II / Halterstellung) und Vollmacht

5. 5

   Aufbringung der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES)

   auf die für die Zulassungsbehörde bzw. das KBA erforderlichen Antragsdokumente durch eine hierzu berechtigte natürliche Person in unserem Hause, nachdem alle vorgenannten Prüfschritte erfolgreich abgeschlossen wurden

Bei Auffälligkeiten oder Zweifeln an der Identität wird die Bearbeitung ausgesetzt und ggf. eine zusätzliche Identifikation (z. B. VideoIdent, persönliches Erscheinen) verlangt.

9.3 Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – i. V. m. der Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV), der Großkundenschnittstellen-Verordnung und § 36 StVG (gesetzliche Verpflichtung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an Identitätssicherheit und Betrugsprevention

10.1 Beschreibung

Zur elektronischen Übermittlung von Zulassungsanträgen nutzen wir die Großkundenschnittstelle (GKS) des Kraftfahrt-Bundesamtes (KBA) bzw. wir bedienen uns hierfür eines beim KBA registrierten Großkunden. Aktuell erfolgt die Antragstellung über:

10.2 Übermittlungsweg

Die Übertragung Ihrer Antragsdaten von unserem System zum System der HSZ Digital GmbH und weiter an das KBA bzw. die zuständige Zulassungsbehörde erfolgt ausschließlich über:

• Verschlüsselte Verbindungen (TLS 1.2 oder höher) über eine gesicherte technische Schnittstelle
• Anmeldung mittels personalisierter Zugangsdaten und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Antragsdokumente werden mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) nach eIDAS-Verordnung signiert

10.3 Auftragsverarbeitung

Mit der HSZ Digital GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich nach Weisung des Verantwortlichen und zu den im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Zwecken.